Avis 2021/28

Avis n^o 2021/28 du Conseil Supérieur National des Personnes Handicapées (CSNPH) relatif aux réunions et formations à distance, rendu en séance plénière du 20/09/2021.

Avis rendu à la demande de monsieur Jean-Marc Helson, Conseiller en accessibilité pour la Régie des Bâtiments, dans sa lettre du 28/04/2021.

1. OBJET

Depuis la pandémie de covid-19 et les restrictions qui l'accompagnent, les réunions et les formations ont de plus en plus souvent lieu à distance, à l'aide d'applications en ligne. Cette tendance ne disparaîtra pas avec la fin de la pandémie.

Il est donc d'autant plus important que ces réunions et formations soient accessibles à tous, y compris aux personnes en situation de handicap.

Monsieur Jean-Marc Helson, Conseiller en accessibilité pour la Régie des Bâtiments, a collecté des informations sur ce thème et les a rassemblées dans un document intitulé « Recommandations – Réunions et formations à distance », qui se veut un guide pratique pour l'accessibilité des réunions et des formations en ligne.

L'avis rendu par le CSNPH est essentiellement un avis de principe sur le projet de note, dans lequel le CSNPH ne s'exprime pas sur l'annexe relativement technique « Microsoft Translator ».

2. ANALYSE

A. Avantages des réunions et formations en ligne

Avant la crise sanitaire, les réunions et formations en ligne n'étaient pas encore vraiment implantées dans notre pays et chez la plupart des personnes en situation de handicap (PSH). Pourtant, des réunions et formations en ligne bien organisées peuvent offrir des avantages aux personnes en situation de handicap, bien que cela varie d'un handicap à l'autre.

• Certaines plates-formes numériques permettent l'utilisation d'applications spécifiques pour les PSH. La PSH peut dès lors utiliser plus facilement d'éventuelles applications sur son PC pendant les formations et les réunions.
• Pour les personnes à mobilité réduite, il est pratique que les trajets soient éliminés.
• Si les réunions et formations ont généralement lieu dans des bâtiments peu accessibles, cet obstacle disparaît également. Le fait de proposer des réunions en ligne peut alors être considéré comme un aménagement raisonnable. Néanmoins, la possibilité de mettre en place des réunions en ligne ne peut servir d'excuse pour ne pas rendre les bâtiments accessibles. En effet, l'absence de choix entre des réunions et formations sur place ou à distance renferme une discrimination.
• Pour les personnes malentendantes, les réunions et formations en ligne peuvent s'avérer plus confortables et moins fatigantes que sur place, en particulier lorsque les participants sont nombreux. Il y a moins de bruits de fond gênants et l'orateur est toujours bien visible.
• Pour les personnes atteintes d'autisme, de spasmes, etc., le seuil de participation est souvent plus bas pour les réunions et formations à distance.

B. Points importants

Le CSNPH relève aussi expressément quelques inconvénients bien réels.

• La fracture numérique est une réalité pour une bonne partie des PSH. Les applications en ligne sont souvent trop peu accessibles pour les PSH, par exemple lorsqu'il s'agit de cliquer sur un lien, en cas d'absence de traduction ou d'interprétation, etc.

• L'organisateur doit veiller à ce que la réunion ou la formation en ligne soit accessible pour tous, à défaut de quoi une discrimination apparaît.

• Tout le monde ne peut pas se permettre un PC et un bon réseau wi-fi.

• Un écran ne pourra jamais remplacer la présence physique des personnes. Une partie de la communication non verbale du public (incompréhension, désaccord, manque d'attention…) se perd.

C. Projet de note « Recommandations – Réunions et formations à distance »

Le CSNPH salue ce projet de note, qui répond à un réel besoin.

La note tient compte de la complexité et de la diversité des différents handicaps. Néanmoins, la note se concentre surtout sur le handicap sensoriel. Elle accorde moins d'attention au handicap moteur, au handicap intellectuel, etc. Dans la section « Avis », le CSNPH énumère une série d'ajouts souhaitables.

Cette note est très intéressante sur le fond, mais le langage utilisé est relativement complexe. Ce n'est pas si grave, dans la mesure où le texte est avant tout destiné aux organisateurs de réunions et de formations. En revanche, cela devient problématique lorsque des suggestions sont formulées en matière de communication à destination des participants à ces réunions et formations. Ainsi, l'extrait suivant est difficile à comprendre :

Prévoyez d’office dans votre invitation une phrase telle que, par exemple :
« Si vous souhaitez un aménagement particulier de notre rencontre à distance, en raison d’un fonctionnement spécifique consécutif à de la malentendance, de la surdité, de la malvoyance ou de la cécité, veuillez me le faire savoir dans votre message de réponse. Nous envisagerons ensemble les aménagements raisonnables qui vous conviennent le mieux ».

La phrase proposée est longue, complexe et restrictive. Elle comporte de nombreuses notions abstraites, et une alternance entre singulier et pluriel à la première personne (nous/je). En outre, cette phrase contient beaucoup d'informations superflues. Voici une alternative possible :

Vous avez des besoins spécifiques pour la réunion en ligne ? Faites-le-nous savoir.

Les options disponibles et les informations de contact peuvent éventuellement être indiquées entre crochets.

3. AVIS

Le CSNPH apprécie et soutient la note « Recommandations – Réunions et formations à distance » de la Régie des Bâtiments et félicite monsieur Helson pour cette initiative. Cette note constitue un guide intéressant pour l'organisation de réunions et de formations accessibles en ligne.

Le CSNPH formule les remarques et suggestions suivantes :

• Il est important de tenir compte de tous les handicaps. Outre les handicaps sensoriels, les handicaps moteurs, intellectuels, mentaux… méritent également de l'attention. Ne supposez pas trop vite que les personnes atteintes de certains handicaps ne sont pas en mesure de participer à des réunions. Selon la nature et la gravité du handicap et la disponibilité de dispositifs adéquats, les réunions sont accessibles à un nombre de personnes nettement plus élevé.

• La fracture numérique est hélas une réalité, en particulier pour une partie des personnes en situation de handicap. La possibilité de participer physiquement à la réunion doit donc être maintenue. C'est pourquoi le CSNPH propose d'ajouter au document un paragraphe dans l'esprit suivant : « Les organisateurs doivent offrir de manière beaucoup plus systématique la possibilité de proposer les formations et les réunions à distance, y compris lorsque la situation sanitaire permettra de nouveau les réunions en présentiel sans restrictions. Il convient de privilégier une forme mixte. Cela permettra au plus grand nombre de personnes handicapées, souffrant de maladies chroniques ou à mobilité réduite de prendre pleinement part à ces réunions. Cela ne dispense toutefois pas les organisateurs de veiller à l'accessibilité de leurs réunions et formations, des bâtiments et de la communication. »

• L’organisateur doit vérifier préalablement quel canal, programme ou application représente la solution la plus accessible pour le public-cible. C’est surtout l’accessibilité du programme choisi qui est importante (Teams, Zoom, Meet, Skype, …). Tous les participants doivent avoir l’occasion de se familiariser avec le programme et – le cas échéant – d’installer ou faire installer le logiciel nécessaire sur leur appareil (ordinateur, smartphone, …). Lorsque la réunion commence - et aussi pendant la réunion -, l’organisateur doit contrôler si la connexion est stable, si tous savent activer leur micro et caméra et s’ils maîtrisent les différentes fonctionnalités (fonction chat, demander la parole, partager l’écran etc.). Des analyses intéressantes et de bonnes pratiques ont été réalisées sur le plan national et à l’étranger.

• À l'occasion d'une réunion, chaque service devrait prévoir une ou plusieurs personnes chargées de l'assistance téléphonique pour les personnes qui rencontrent des problèmes pour se connecter ou autres. Pour les personnes atteintes d'un handicap auditif, une fonction active de SMS ou de chat est nécessaire.

• La communication à l'égard des participants doit être claire, univoque et simple, et adaptée au public visé. Il existe de nombreux outils et instances pour une bonne communication : langage simple/FALC, AnySurfer, les boîtes à outils du European Disability Forum pour l'accessibilité des documents Word et des présentations PowerPoint (anglais).

• L'accessibilité des réunions et des formations, tant à distance que sur place, exige de satisfaire simultanément à plusieurs critères :
• possibilité d’accéder à un lieu ;
• possibilité de pénétrer dans un lieu ;
• utilisabilité ;
• intelligibilité ;
• prix abordable.

• Quelques dispositions spécifiques pour les personnes atteintes d'un handicap auditif :

• • Un signal wi-fi suffisamment puissant est nécessaire, que les réunions et formations aient lieu à distance, sur place ou sous forme mixte. Cet élément est essentiel pour les personnes qui font appel à distance à un interprète en langue des signes.

• • Pour les réunions en plusieurs langues (parlées), une traduction et une interprétation en langue des signes doivent être disponibles, par exemple au moyen d'un code d'accès spécifique. Tenez également compte du fait que les interprètes en langue des signes qui entendent ont souvent besoin aussi d'une traduction simultanée. Les interprètes en langue des signes doivent donc pouvoir recourir aussi à la traduction simultanée !

• Le CSNPH demande à Monsieur Helson de le tenir informé de l'avancement de ce projet de note et de sa mise en œuvre.

• Pour l’élaboration de solutions techniques, le CSNPH demande de consulter les structures techniques en matière d’accessibilité, à savoir le CAWaB et Inter.

4. AVIS DESTINÉ

• Pour suite utile à Monsieur Jean-Marc Helson, Conseiller en accessibilité pour la Régie des Bâtiments
• Pour information à Madame Karine Lalieux, Ministre des Pensions et de l'Intégration sociale, chargée des Personnes handicapées, de la Lutte contre la pauvreté et de Beliris
• Pour information à Monsieur Alexander De Croo, Premier ministre
• Pour information à Monsieur Pierre-Yves Dermagne, Ministre de l'Économie et du Travail
• Pour information à Madame Petra De Sutter, Ministre de la Fonction publique, des Entreprises publiques, des Télécommunications et de la Poste
• Pour information à Madame Annelies Verlinden, Ministre de l’Intérieur, des Réformes institutionnelles et du Renouveau démocratique
• Pour information à Unia
• Pour information au CAWaB
• Pour information au Mécanisme de coordination de l'UNCRPD